Kirjanpitolain uudistus 2016, kysymyksiä ja vastauksia - The reformed accounting act 2016, questions and answers

Kirjanpitolain uudistus 2016

 

Kirjanpitolakia on uudistettu 31.12.2015. Muutoksia sovelletaan 1.1.2016 ja sen jälkeen alkavilta tilikausilta. Lakiuudistuksen keskeisenä tavoitteena on ollut pienyritykselle aiheutuvan hallinnollisen taakan keventäminen. Muutokset näkyvät asiakkaan näkökulmasta erityisesti tilinpäätöksen esitystavassa: liitetietojen esitystapa muuttuu ja tilinpäätöksen osien – konsernitilinpäätös, rahoituslaskelma, toimintakertomus – vaatimus pieniltä yrityksiltä poistuu, kokorajat näiden pakolliselle esittämiselle nousevat entisestä. Kuukausikirjanpitoon vaikutukset ovat vähäiset.

 

Muutokset edellyttävät tilitoimistolta mittavaa varautumista lakiuudistukseen. Talenom on valmistautunut ottamaan lakiuudistuksen muutokset käyttöön ja huolehdimme siitä, että jatkossakin tilinpäätökset ovat asianmukaisesti laadittuja. Asiakkaan uuden lain mukainen kokoluokka selvitetään vastuukirjanpitäjän toimesta ja mahdolliset esitystapamuutokset käydään läpi yhdessä asiakkaan kanssa. Asiakkaalta lakimuutos ei luonnollisesti vaadi toimenpiteitä. Kysymyksien ilmaantuessa voi olla suoraan yhteydessä vastuukirjanpitäjään – yhdessä selvitellään muuttuneita asioita. Alla tietopakettia keskeisistä muutoksista:

 

 

Kysymyksiä ja vastauksia

 

Mitä tarkoittaa lakiin kirjattu olennaisuuden periaate?

 

Tilinpäätökset ja kuukausikirjanpito laaditaan olennaisuuden periaatteella, missä varmistetaan olennaisten asioiden osalta ”oikea ja riittävä kuva” ja epäolennaisten asioiden osalta voidaan toimia tehokkaimmaksi havaitulla tavalla, jotta pienyrityksen hallinnollinen taakka kevenee ja kirjanpidon kustannukset pysyvät maltillisina lakimuutoksen toivomalla tavalla.

 

Tilinpäätöksessä tieto on olennainen, jos sen voidaan olettaa vaikuttavan tilinpäätöksenkäyttäjän päätöksentekoon.

 

Käytännössä laki mahdollistaa pidemmälle viedyn teknologisen kehityksen. Esimerkiksi tilinpäätös allekirjoituksineen voi olla sähköisessä muodossa.

 

Lisäksi lakimuutos edellyttää jatkossa liitetietotositteiden laatimista tilinpäätöksen liitetiedoista.

 

Miksi lakiin kirjatuilla uusilla yritysten kokoluokilla on merkitystä?

 

Tilinpäätöksen sisältö ja laajuus määrittyvät jatkossa sen mukaan, mihin kokoluokkaan yritys kuuluu.

 

Usean yhtiön osalta tilinpäätöspaketti voi keventyä entisestä johtuen uusista kokoluokista ja keventyneistä esittämisvaatimuksista. Erityisesti pienillä yrityksillä tuleva tilinpäätös voi näyttää erilaiselta kuin aikaisemmin.

 

Uudet kokoluokat ovat:

 

Mikroyritys (enintään 1 seuraavista saa ylittyä tilinpäätöspäivänä ja edellisenä tilinpäätöspäivänä):

  • Taseen loppusumma 350 000 euroa
  • Liikevaihto 700 000 euroa
  • Työntekijöitä keskimäärin 10

 

Pienyritys (enintään 1 seuraavista saa ylittyä tilinpäätöspäivänä ja edellisenä tilinpäätöspäivänä):

  • Taseen loppusumma 6 000 000 euroa
  • Liikevaihto 12 000 000 euroa
  • Työntekijöitä keskimäärin 50

 

Suuryritys (vähintään 2 ylittyy tilinpäätöspäivänä ja edellisenä tilinpäätöspäivänä):

  • Taseen loppusumma 20 000 000 euroa
  • Liikevaihto 40 000 000 euroa
  • Työntekijöitä keskimäärin 250

 

Miten pienten yhtiöiden ja konsernien tilinpäätös muuttuu?

 

Uudistuksen myötä pienten konsernien ei lain mukaan enää jatkossa tarvitse laatia konsernitilinpäätöstä. Aiemmin tämä velvollisuus aiheutui siitä, kun emoyhtiö jakoi osinkoa. Jatkossa konsernitilinpäätösvelvollisuus määrittyy ainoastaan kokorajojen perusteella.

 

Kyseessä on pieni konserni, jos enintään yksi seuraavista raja-arvoista (konserniyritysten luvut yhteensä) ylittyy emoyrityksen tilinpäätöspäivänä:

  • Taseen loppusumma 6 000 000 euroa
  • Liikevaihto 12 000 000 euroa
  • Tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä.

 

Erillissäännöksissä mm. säätiöiden ja sijoituspalveluyritysten osalta on omat vaatimukset konsernitilinpäätösten laatimisen osalta.

 

Pienten yhtiöiden ja pienten konsernien ei tarvitse enää laatia rahoituslaskelmaa eikä toimintakertomusta. Jatkossa rahoituslaskelma on laadittava vain suuryritykselle tai yleisen edun kannalta merkittävälle yhteisölle. Toimintakertomus on jatkossa laadittava vain, jos pienyritystä suurempi yhtiö, julkinen osakeyhtiö tai yleisen edun kannalta merkittävä yhteisö.

 

Toiminimien ei tarvitse laatia tilinpäätöstä liitetietoineen, jos enintään 1 seuraavista ylittyy:

  • Taseen loppusumma 350 000 euroa
  • Liikevaihto 700 000 euroa
  • 10 henkilöä

 

Talenom laatii rajat alittaville toiminimille lähtökohtaisesti tuloslaskelman ja taseen, mutta ei liitetietoja. Talenom laatii asiakkaan niin halutessa myös jatkossa toiminimen liitetiedot sekä pienen konsernin konsernitilinpäätöksen ja rahoituslaskelman.

 

Miten kehittämismenojen kirjaaminen taseeseen muuttuu? Mikä vaikutus niillä on voitonjakokelpoisten varojen määrään?

 

Lakiuudistuksen myötä kehittämismenoiksi taseeseen kirjatut erät pienentävät voitonjakokelpoisia varoja. Tämä koskee myös aikaisempina vuosina kirjattuja eriä. Muutos tulee ottaa huomioon voitonjakoesityksen suunnittelussa.

 

Muutoin kehittämismenojen taseeseen kirjaamiseen on jo vanhastaan tiukat säädökset: projektilla on oltava konkreettinen lopputulos (tuote, palvelu, prosessi tms.) sekä budjetti, joka osoittaa hankkeen tulonodotukset.

 

Kun edellytykset täyttyvät, erä kirjataan taseeseen Kehittämismenot-erään. Kehittämismenoja ei saa kirjata Muihin pitkävaikutteisiin menoihin.

 

Miten aineettomien hyödykkeiden poistoajat muuttuvat?

 

Aineettomien hyödykkeiden poistoajat saavat olla jatkossa enintään 10 vuotta (vrt. aiemmin 5 vuotta), jollei vaikutusaikaa voida arvioida luotettavasti.

 

Poistoaikaa ei ole rajoitettu (vrt. aiemmin max 20 vuotta), jos vaikutusaika voidaan luotettavasti määritellä.

 

Lähtökohtaisesti aiempia poistosuunnitelmia ei kuitenkaan muuteta. Viiden vuoden poistoaika on edelleen usein perusteltu. Pääsääntönä on edelleen se, että hyödyke tulee poistaa vaikutusaikanaan kuluksi.

 

Miten velvollisuus laatia poistosuunnitelma muuttuu?

 

Myös yhdistysten ja säätiöiden tulee jatkossa laatia suunnitelma poistojen osalta ja tehdä suunnitelman mukaisia poistoja käyttöomaisuushyödykkeistään. Tämä muutos koskee uusia kohteita eli 1.1.2016 tehtyjä hankintoja.

 

Ammatin- ja liikkeenharjoittajat eivät ole enää velvoitettuja suunnitelmanmukaisten poistojen tekemiseen. Käyttöomaisuushyödykkeet on kuitenkin poistettava vaikutusaikanaan, mutta poistot voidaan kirjata ilman ennalta laadittua suunnitelmaa.

 

Milloin arvostaminen kansainvälisten tilinpäätösstandardien (IFRS) mukaisesti on mahdollista?

 

Lakiuudistus tekee mahdolliseksi sijoituskiinteistöjen ja tiettyjen rahoitusomaisuuteen kuuluvien rahoitusarvopaperien arvostamisen käypiin arvoihin. Lisäksi rahoitusleasing -sopimukset on mahdollista arvostaa taseeseen omistetun hyödykkeen tavoin.

 

IFRS:n mukainen arvostaminen vaatii runsaiden liitetietojen esittämisen tilinpäätöksessä. Verotuksessa ei sallita toistaiseksi markkina-arvoihin arvostusta.

 

Milloin pääomalaina voidaan esittää omassa pääomassa?

 

Pääomalaina voidaan esittää vaihtoehtoisesti myös omassa pääomassa, mikäli lainasopimus vastaa IFRS:n mukaisia oman pääoman luonteisen instrumentin vaatimuksia.

 

Edellytyksenä on lainan takaisinmaksun takasijaisuus maksunsaantijärjestyksessä muihin velkoihin ja velvoitteisiin nähden konkurssissa ja selvitystilassa. Lisäksi pääomalainan on oltava eräpäivätön, eli pääoman takaisinmaksuajankohdan tulee olla kirjanpitovelvollisen yksinomaisessa päätösvallassa.

 

Lisäksi lainalle maksettavan tuoton maksun tulee olla mahdollista ainoastaan tilanteissa, joissa kirjanpitovelvollisella on myös mahdollisuus osingonmaksuun. Toisin sanoen koronmaksu tai muu tuotonmaksu rajoittuu jakokelpoiseen vapaaseen pääomaan osingonmaksussa ja muussa varojenjaossa noudatettavien rajoitusten tavoin.

 

Pääomalainan esittäminen vieraassa pääomassa on kuitenkin edelleen lähtökohta. Ja kuten aiemminkin, vieraassa pääomassa esitetty pääomalaina luetaan oman pääoman eriin oman pääoman riittävyyttä arvioitaessa.

 

Miten tuloslaskelma- ja tasekaavat muuttuvat?

 

Tuloslaskelma- ja tasekaavoihin tulee pieniä muutoksia. Satunnaiset tuotot ja kulut häviävät tuloslaskelmalta. Erät kirjataan jatkossa luonteensa mukaiseen erään pääsiassa liiketoiminnan muihin tuottoihin. Lisäksi konserniavustus esitetään tuloslaskelman alaosassa verojen yhteydessä.

Muuttuneet esitystavat johtavat tilimuunnoksiin tuloslaskelman ja taseen osalta.

 

The reformed Accounting Act 2016

 

The Finnish Accounting Act has been reformed December 31, 2015. Enterprises starting their financial year January 1, 2016 or later are obligated to follow the new regulations. The goal of the reform is essentially to reduce administrative burdens on small enterprises. From the client’s point of view, the amendments show especially in the presentation of financial statements: the presentation of disclosures by way of notes will change and small companies will be exempted from the obligation to draw up consolidated financial statements, financial instruments and a management report. The size limits for the obligation to draw up such documents will increase. The amendments will have minor effects on monthly bookkeeping.
 
The amendments require massive preparations from an accounting firm. Talenom is prepared to adopt the reformed accounting act and we will make sure that the financial statements are duly prepared also in the future. The client’s assigned bookkeeper will determine the size of the client enterprise according to the reformed act and possible amendments in presentation will be discussed with the client. Naturally, the reform does not require any measures from the client. If questions arise, you can contact your bookkeeper - we will help you with any questions regarding the amendments. You will find a info packet on the essential amendments below: 

 
 
 

Questions and Answers

 

What does ”the principle of materiality” mean?
 
The principle of materiality should govern the preparation of financial statements and monthly bookkeeping, which means that they should give a true and fair view regarding information that is considered material. According to the principle of materiality, information that is considered immaterial may be handled in a way considered most efficient. This exempts small enterprises from excessive administrative burdens and the accounting costs remain moderate. 
 
In financial statements, the information is considered material if it can be assumed to affect the decision-making of the user of financial statements.
 
In practice, the amendment allows technological development in further extent. For example, the signed financial statements can be in electronical form.
 

 
Why are the reformed categories of undertakings significant?
 
In the future, the contents and scope of the financial statements will be determined by the size of the enterprise. 
 
The financial statements of plenty of enterprises may lighten due to the new categories of undertakings as well as amended presentation requirements. Especially the financial statements of small enterprises may look different than before.
 
The new company sizes are:
 
Micro-undertakings (do not exceed the limits of at least two of the three following criteria at the end of the financial year, both the current and previous financial year):

  • Balance sheet total: 350 000 euros
  • Net turnover: 700 000 euros
  • Average number of employees during the financial year: 10.

 
Small undertakings (do not exceed the limits of at least two of the three following criteria at the end of the financial year, both the current and previous financial year):

  • Balance sheet total: 6 000 000 euros
  • Net turnover: 12 000 000 euros
  • Average number of employees during the financial year: 50

 
Large undertakings (exceed at least two of the three following criteria at the end of the financial year, both the current and previous financial year):

  • Balance sheet total: 20 000 000 euros
  • Net turnover: 40 000 000 euros
  • Average number of emplyees during the financial year: 250

 
How will the financial statements of small undertakings and groups be amended?
 
With the reform, small groups will be exempted from the obligation to draw up consolidated financial statements. Previously, this obligation was caused by a possible distribution of dividend of the parent undertaking. In the future, the obligation to draw up consolidated financial statements will be based solely on the category (size) of the undertaking.
 
Small groups are groups consisting of parent and subsidiary undertakings to be included in a consolidation and which, on a consolidated basis, do not exceed the limits of at least two of the three following criteria on the balance sheet date of the parent undertaking:

  • Balance sheet total: 6 000 000 euros
  • Net turnover: 12 000 000 euros
  • Average number of emplyees during the financial year: 50.

 
There are separate regulations regarding the obligation to draw up consolidated financial statements for foundations and investment undertakings.
 
Small undertakings and small groups no longer have the obligation to draw up a management report or financial instruments. In the future, the obligation to draw up financial instruments applies only to large undertakings and public-interest entities. In the future, the obligation to draw up a management report applies to enterprises larger than small undertakings, public limited companies and public-interest entities.
 
Private traders will be exempted from the obligation to draw up financial statements with notes to the financial statements if they do not exceed the limits of at least two of the three following criteria: 

  • Balance sheet total: 350 000 euros
  • Net turnover: 700 000 euros
  • Average number of employees: 10.

 
Talenom will draw up a profit and loss account and a balance sheet but no notes to the financial statements for private traders that do not exceed the limits. If the client wishes so, Talenom will draw up notes to the financial statements and consolidated financial statements and financial instruments for small groups also in the future.
 
 

How will the entry of development costs in the balance sheet be amended? What effect will it have on the amount of distributable funds? 
 
With the reform, the costs of development that have not been completely written off, will reduce the amount of distributable funds. This applies to costs of development entried in previous years as well. The amendment must be considered when planning the proposal of the distribution of profits.
 
Otherwise, the regulations regarding the entry of development costs in the balance sheet are already very strict: the project must have a concrete final product (product, service, process etc.) and a budget, which indicates that the project has revenue expectations.  
 
When the requirements are met, costs of development will be included under ”Development Costs”. Costs of development must not be included under ”Other Capital Expenditures”.
 
 

How will the writeoff of intangible assets be amended?
 
In cases where the useful life of goodwill cannot be reliably estimated, such assets shall be written off within the maximum period, which shall not exceed 10 years (cf. previously 5 years). 
 
If the useful life of goodwill can be reliably estimated, there is no maximum period (cf. previously max. 20 years) within which such assets should be written off. 
 
However, the writeoff schedules made previously won’t be changed. The writeoff period of 5 years it still often justified. Generally, such assets shall still be written off under ”Assets” over their useful economic life.
 
 

How will the obligation to draw up a writeoff schedule be amended?
 
In the future, associations and foundations shall also draw up a writeoff schedule and write off tangible assets according to plan. This amendment applies to purchases made after January 1, 2016. 
 
Self-employed persons and tradesmen are no longer obligated to make writeoffs according to plan. Tangible assets, however, must be written off over their useful life but they can be written off without a schedule drawn up beforehand. 
 
 
When is valuation according to the International Financial Reporting Standards (IFRS) possible?
 
The reformed accounting act makes it possible for investment real estate and certain financial securities in financial fixed assets to be measured at fair value. Additionally, financial leasing contracts are possible to be valued in the balance sheet such as owned liabilities.
 
Valuation according to IFRS requires the presentation of extensive notes to the financial statements. Taxation does not allow valuation at market value until further notice. 
 
 

When can a subordinated loan be presented under ”Capital and reserves”?
 
If the loan agreement meets the IFRS requirements regarding an instrument whose nature can be considered to be that of Capital and reserves, a subordinated loan can be presented under ”Capital and reserves”.
 
The requirements are the following: the repayment of the loan must be latter in the order of receipt of payment in a bankruptcy or liquidation situation of a company. Additionally, the loan shall not have a due date, i.e. the accountable must have an exclusive right to decide the time of repayment.
 
Furthermore, the profit paid regarding the loan must be possible solely in situations where the accountable is also capable of distribution of dividend, i.e. the payment of interest or such kind of profit is limited to the distributable funds at the distribution of dividend and such as limits regarding other distribution of funds.
 
Generally, however, subordinated loan shall be presented under ”Creditors”. And as before, when estimating the sufficiency of Capital and reserves, a subordinated loan presented under ”Creditors” shall credit the Capital and reserves.
 
 

How will the layout of the balance sheet and of the profit and loss account be amended?
 
The layout of the balance sheet and of the profit and loss account will go through minor changes. Extraordinary income and expenses will be removed from the profit and loss account. In the future, such items will be entried judging by their nature, primarily under other operating income. Additionally, group contribution shall be presented with taxes, in the latter part of the profit and loss account.
The amendments in presentation will result in changes regarding the layout of the profit and loss account and of the balance sheet.